Kat sakinlerinin ve kat maliklerinin hizmet anlamında beklentilerine karşılık vermek; sitenin sorumluluk alanlarında huzurlu ve güven içerisinde yaşam sağlamalarında katkıda bulunup Site Merkez Yönetim Kurulu (MYK) tarafından verilen talimatlar doğrultusunda temiz, bakımlı, güvenli ve şeffaf bir yaşam alanı sağlamak daimi amacıdır.
Sitenin sorumluluk alanlarında bulunan bütün bina, tesis, çevre, sosyal tesis ve rekreasyon alanlarındaki çalışma faaliyetlerini planlamak, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak ve yaptırırken bu faaliyetleri yürütürken İş Sağlığı ve İş Güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamaktır.
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI
- Görevlerin yerine getirilmesinde Merkezi Yönetim Kuruluna (MYK) karşı sorumludur.
Yeşilşehir Site Yöneticiliğinde, kendisine bağlı birimlerin sorumluluk sahası içinde işletme verimliliğini, sürekliliğini ve iş güvenliğini sağlamaktan MYK ile birlikte sorumludur. - MYK adına site sakinleri ile iletişim kurma, sorunları tespit etme ve yönetim kurulu toplantı gündemlerine aksettirmekten sorumludur.
İşletme kurallarına ve görevlendirmelere uymayan, iş kanunu aksine davranışlarda bulunan ve iş verimliliği yetersiz olan personel ile ilgili belge tanzim ederek gerekli disiplin ve işten çıkartma uygulamalarını MYK başkanına bilgilendirir ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar. - Kamu Kurum ve kuruluşları ile özel şirketlere karşı temsil yetkisi kullanır. Görüşmeler yapar, yetkisi dahiline kararları MYK ile paylaşır.
- MYK nın kararları doğrultusunda belli miktarda para kullanır.
- Sitenin işletmesinde gerekli olan alımını firmalardan en az üç teklif mektubu aldıktan sonra, site yönetim kurulunun (MYK) vereceği yetki dahilinde ve onayına müteakip, en uygun olanların alımını yapar ve MYK bilgi verir.
- Teşkilat şemasında belirtilmiş olan birimlerin günlük / haftalık / aylık v.b. çalışma planlarını yapar/yaptırır; İş planına uygun görevlendirmeler yapar; Faaliyet raporlarını takip ederek kendisine bağlı birimlerin performans değerlendirmelerini yapar.
- Sitedeki güvenlik, temizlik, teknik, bahçıvanların ve hizmet alımı yapılan bütün firma çalışanlarını en verimli şekilde çalıştırır.
- Teşkilat şemasında gösterilmiş olan birimler arası koordinasyon toplantıları yapar.
- Merkez biriminin uyum içinde çalışmasından, yönetim binasının işletmeye yakışır bir yapılanmada; tertipli, temiz ve düzenli olmasından sorumludur.
- Farklı birimlerden sorumlular, şef ve personeli, konularına göre bir araya getirerek bilgi, deneyim, iş akışı ile malzeme, ekipman ve insan kaynaklarının en verimli bir şekilde kullanımını sağlar.
- Her mesai başlangıcında sitenin günlük iş planlarını gözden geçirir, plan dışı gelişen durumların plana girdisini sağlayarak görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder.
- Site içindeki hizmetlerin 24 saat aksaksız yürütülmesini sağlamak ve meydana gelebilecek muhtemel aksaklıkları gidermek maksadıyla tüm personel ile koordineli olarak gerekli tedbirleri alır.Sitede meydana gelebilecek emniyet olayları, genel sağlık tehditleri veya Acil durumlarda genel kontrolü elde bulundurarak yetkililere bilgi verir.
- Yapılması gerekenleri yapar.
- Sakinlerden gelen şifahi ve yazılı şikayet ve müracaatların görevlilerce neticelendirilmesini ve cevaplandırılmasını sağlar, haftalık faaliyet raporuna ekler.
- Site içinde yönetim planına uymayan site sakinlerini sözlü veya yazılı ikazlarda bulunur, gerekirse durumu MYK ileterek buradan çıkan sonuca göre hareket tarzı belirler.
- İşe yeni giren elemanlara, çalışma prosedürü ve iş güvenliği ile işletme konularında bilgilendirme eğitimlerinin verilmesini sağlar.
- Çalışanlara ait tüm tahakkuk ve diğer kanuni işleri yürütür ve takip eder; personelin sosyal ve idari ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar.
- Çalışanların özlük haklarına ilişkin işlemlerin; iş kanununa uygun olarak yürütülmesini ve uygulanmasını sağlar; performans kriterlerine göre MYK ya teklifte bulunur.
- İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili gerekli eğitimleri verdirir ve emniyet tedbirlerini aldırır.
- Personelin kılık kıyafet ve iş disiplininin takibini yapar, yaptırır.
- Merkez birimindeki personelin hizmeti aksatmayacak birimler ile izin planlamasını yapar, işletmeye bağlı birimlerin izin planlaması ile koordineli olarak izinlerin tamamının uygulanmasını sağlar.
- Hizmet faaliyetlerinde kullanılan araç, gereç ve donanımın bakımlı, işletmeye hazır, ve yeterli sayıda olması için kontrollerini yapar, kayıtlarını tutturur.
- Toplu yapı işletmelerindeki demirbaş malzemenin ana sorumlusudur. Malzemelerin niteliklerine göre demirbaş kaydına girmesi gerekenleri kayda aldırır; demirbaş kaydına girmiş olan malzemelerin kaydını tutturur, onaylar; miadını doldurmuş malzemenin kayıt düşmesinin yapılması için MYK ya teklifte bulunur ve gerekli evrakları tanzim ettirerek kayıt düşme işlemini muhasebe ile koordineli yapar.
- İşletmenin mal varlığına girmiş olan yedek parça ve sarf malzemesinin fatura bilgilerine göre depo kayıtlarını tutturur, sarfının iş planlarına uygun olarak yapılmasını denetler ve sarf kayıtlarını onaylayarak muhasebesinin yapılmasını sağlar.
- Görevini icra ederken , tasarrufu göz önünde bulundurarak işletme projesinin (yıllık bütçe) dışına çıkmaz.
- Site Yönetimine ait motorlu araçlarla ilgili yasal işlemlerin zamanında yapılmasını, araçların bakım ve onarım işlerinin yürütülmesini ve yönetim hizmetlerinde niteliklerine uygun olarak kullanılmalarını sağlamak.
- Her hafta cuma günü MYK Başkanı veya yetkilendirdiği üyeye, haftalık faaliyet raporunu sözlü olarak sunmak, web sayfasında yayınlanması maksadıyla, geçmiş dönemin faaliyet raporunu aylık rapor haline getirilmek üzere işletme halkla ilişkiler sorumlusuna görev vermek.
- Merkez birimindeki her türlü evrak kayıt, takip işlemlerinin kurallara uygun ve sistemli bir şekilde işleyişini takip eder/sağlar. Arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin kurumsal bir anlayış içinde yürütülmesinden sorumludur.
- Yönetim Kurulu toplantılarının tertip ve düzenini organize eder, kurulun alacağı kararları uygulamaya koyar.
- Site yönetimine resmi makamlardan gelen evrakları takip eder, işlem gerektirenler ve cevap verilmesi gerekenler için MYK başkanına veya yetkilendirilmiş MYK üyelerine bilgi verir; MYK başkanının/yetkilendirilmiş üyenin onayına müteakip zamanında işlem yapar/cevap verir.
- Tahmini (Taslak) işletme bütçesinin hazırlanmasını sağlar ve MYK ya bilgi sunar.
- MYK başkanının ve üyelerinin vereceği diğer görevleri yapar.
İdari ve özlük hakları bakımın ve yukarıda belirtilen tüm işlerden MYK ya karşı birinci derecede sorumludur .